Finance and Contracts Officer – Initiation and Verification

Experience"

• AUDIT, CONTROL and INSPECTION, BUDGET, FINANCE, CONTRACTS and ACCOUNTING,

OPERATIONAL and ADMINISTRATIVE SUPPORT and RESOURCES, LAW Job-Related experience:at least 3 years Qualifier:an advantage

• BUDGET, FINANCE, CONTRACTS and ACCOUNTING

Job-Related experience:less than 1 year Qualifier:an advantage Languages Listening Reading Spoken interaction Spoken production Writing English B1 B1 B1 B1 B1 Spanish C1 C1 C1 C1 C1 French C1 C1 C1 C1 C1

15/09/2026 4 /6 Knowledge

• BUDGET, FINANCE, CONTRACTS and ACCOUNTING

BUDGET and FINANCE FINANCIAL and BUDGETARY MANAGEMENT Financial regulation and procedures European Development Fund (EDF) - financial aspects PROCUREMENT and CONTRACT MANAGEMENT Rules and procedures concerning calls for proposals, calls for tenders, contracts, task letters

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Responsibilities

Job Description Form Job description version 4 (Active) Job no. 341234 in INTPA.C.4.DEL.Colombia.004 Valid from 28/05/2026 Job Profile Position

CONTRACT AGENT FGIV

Job title Finance and Contracts Officer - Initiation et Vérification Domains Generic domain Intermediate domain Specific domain BUDGET, FINANCE, CONTRACTS and ACCOUNTING Sensitive job No Overall purpose Sous la supervision du chef de section (fonctionnaire), veiller au respect des lignes directrices édictées par le siège en ce qui concerne la gestion contractuelle (création et gestion des obligations légales) et financière (engagements et dégagements budgétaires, paiements et recouvrements) des projets et programmes d'aide au développement et de coopération technique et financière avec les pays partenaires. Adjoint au chef de section. Aide générale et spécifique aux collègues de la section et du réseau FCA, en cas de besoin.

15/09/2026 2 /6 Functions and duties

• BUDGET and FINANCE

• Assister le Chef finances et contrats dans le planning, la gestion et le reporting des activités de la section, ainsi qu’assurer les relations générales avec le staff opérationnel de la

Delégation UE ou des Délégations de la région, avec les services UE à Bruxelles et avec les partenaires, et les tâches de RESPFIN et d’adjoint au chef de section.

• Apporter sa contribution au Chef finances et contrats pour la définition de la stratégie de la section, de sa programmation et de son organisation.
• Draft des aspects financiers des contrats, draft de documents liés aux opérations financières (addenda, ordres de paiement, ordres de recouvrement et notes de débit). Liaison avec le staff opérationnel et conseils et commentaires sur les accords de financements, l’identification et les fiches action ainsi que sur les sujets financiers et budgétaires.
• Assistance à la préparation des rapports de la Délégation et de la Commission et appui aux missions sur place. Assistance en apportant un appui aux partenaires, y compris à l’ordonnateur national.
• Assure l’interface avec les services juridiques et financiers d’INTPA, et le fonctionnement des outils informatiques pour la gestion budgetaire et comptable

• BUDGET and FINANCE

• S’assure des circuits financiers conformes aux procédures et de leur suivi
• Fournir des conseils et formuler des observations sur les projets d'accords de financement
• Fournir des conseils en matière de gestion de règles Européennes
• Veiller au classement et à l'archivage adéquats des documents afférents aux programmes d'aide de l'UE.
• Veiller au bon fonctionnement des outils informatiques de gestion budgétaire et comptable et la cohérence des données entre les différentes databases
• Assurer une bonne relation avec les contreparties aussi bien que les opérationnels

• PROCUREMENT and CONTRACT MANAGEMENT

• Assurer le contrôle et l’initiation/vérification des procédures de passation de marchés publics et d'octroi de subventions lancées.
• Participer à la préparation des dossiers d’appels d’offres et des appels à propositions ;

assure leur initiation financière ; Participer à l'évaluation des offres et veiller au bon fonctionnement des comités d'évaluation

• Assurer les fonctions et tâches de président ou secrétaire des procédures d’appel d’offres et d’appels à propositions en gestion directe; assiste aux comités d’évaluation en gestion indirecte en qualité d’observateur
• Participer à la préparation et aux négociations des aspects techniques et financiers des contrats
• Assurer l’initiation financière des nouveaux contrats, avenants et clôtures; s’assure de la qualité, y compris l’exactitude et l’exhaustivité des données encodées dans les systèmes informatiques adéquats.
• Assurer l’encodage précis et l’initiation des paiements, compensations (clearings), ordres de recouvrement, renonciations (waivers) et s’assure de la qualité,y compris l’exactitude et l’exhaustivité des données encodées dans le systèmes informatiques.

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• AUDIT, CONTROL and INSPECTION

• Élaborer les programmes d’audit et Contribuer aux missions d’audit.
• Assurer le suivi des rapports d’audit
• Participer à la préparation des rapport financiers et statistiques (RAC, RAL, prévisions de paiement, forecasting, EAMR, rapport annuel, reporting ad hoc) et suivi des KPIs (indices- clés de Performance) et autres indices EAMR
• Assistance au projet de Plan annuel d’audit.
• Suivi de l’encodage précis et exact des rapports d’audit dans les système informatiques adéquats
• Suivi de la mise en oeuvre des recommandations faites dans les rapports d’audit et de la procedure de décharge.

• POLICY DEVELOPMENT

• Co-creation : Contribuer au travail par la co-création dans les matières dont la section est responsable, en agissant ensemble et avec d’autres services, en s’appuyant sur l’expertise de collègues, pour identifier, construire et développer des actions et des politiques communes dans le cadre des objectifs stratégiques des DG
• Global Gateway : Contribuer au déploiement et à la mise en œuvre du Global Gateway dans les domaines de compétence pertinents de la section .
• Genre : Veiller à ce que les aspects liés au genre soient pleinement pris en compte à tous les niveaux et dans toutes les activités de la section

CONTRACT MANAGEMENT

Rules and procedures relating to the preparation of contracts

• AUDIT, CONTROL and INSPECTION

RISK ANALYSIS Risk Analysis, assessment and management

• PROGRAM / PROCESS / PROJECT MANAGEMENT

GENERAL PROGRAM MANAGEMENT Programme planning and evaluation PROJECT MANAGEMENT Project contracts negotiation and monitoring Project monitoring methods and techniques

• OPERATIONAL and ADMINISTRATIVE SUPPORT and RESOURCES

Administration

• COMMUNICATION and PUBLICATION

PRINTING and PAPER PUBLISHING Quality standards for paper and electronic publications EU publications and their production circuit

• IT TOOLS for SPECIFIC APPLICATION AREAS

IT tools for FINANCE, BUDGET and CONTRACTS and ACCOUNTING

IT tools for OFFICE AUTOMATION Eurolook Excel Outlook Word IT tools and systems for ARCHIVES, MAIL and DOCUMENT MANAGEMENT Ares

• INTERNATIONAL RELATIONS (generic)

Rules and procedures relating to EU development and co-operation project and programmes EUROPEAN DEVELOPMENT FUND (EDF) External co-operation activities of the EU and other major donors

15/09/2026 5 /6 Competences

• Analysing and Problem Solving

Ability to conceptualise problems, identify and implement solutions Capacity to analyse and structure information

• Communicating

Ability to communicate in meetings Capacity to communicate technical or specialised information Drafting skills

• Delivering Quality and Results

Ability to work in a proactive and autonomous way Capacity to act upon problems Eye for detail / Accuracy Financial management skills

• Prioritising and Organising

Planning capacity

• Resilience
• Working with Others

Ability to work in a team Knowledge sharing Job Environment Organisational entity Presentation of the entity: Job related issues [ ] Atypical working hours [ ] Specialised Job Missions [ ] Frequent, i.e. 2 or more missions / month [ ] Long duration, i.e. missions lasting more than a week Comments: Workplace, health & safety related issues [ ] Noisy environment [ ] Physical effort / materials handling [ ] Work with chemicals / biological materials [ ] Radioprotection area [ ] Use of personal protective equipment [ ] Other Comments: Le candidat est invité à examiner avec soin les conditions de vie et la situation sécuritaire dans le pays. Avant de prendre ses fonctions, le candidat sélectionné devra suivre les formations BASE, SAFE en HEAT (Hostile Environment Awareness Training) qui est recommandée pour la Colombie.

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